在宅ワーカーのお仕事をしていると、いつの間にか所持しているメールアドレスが複数になっています。筆者も、プロバイダのメールアドレスのほか、クライアントさんに求められて用意したGmailやスマートフォンのキャリアメールなど、必要に応じてメールアドレスを作成していたら増えてしまっておりました。仕事用、プライベート用、通販用などといったかたちで、用途でメールアドレスを使い分けている方もいらっしゃいますね。
さて。このようにメールアドレスが増えてくると、ひとつひとつブラウザを起動してメールを確認することは、時間のロスになってしまいます。しかもメールの確認は、1日1回ではありませんよね。少なくとも1時間ごとに新着メールをチェックしたいですし、急ぎの仕事が進行している最中は、数分ごとにメールを見る必要があります。仕事の手を止めてブラウザを起動し、更新ボタンを押して新着を確認……なんていうことをしていられない場合もあります。そこで今回は、複数のメールアドレスをメールソフトで一括管理することを皆様におすすめしたいと思います。
メールソフトを使うことの利点
では、どうしてメールソフトによる管理をおすすめするのか、いくつか理由を挙げたいと思います。
1.すべてのメールをひとつのソフトで管理できる
やはり、このことが最も大きな利点であると思います。いくつものブラウザを起動するのは面倒ですし、ブラウザのタブをそのままにしたとしても、切り替えてひとつずつ更新する操作は時間がかかります。メールソフトを使えば、送受信がひとつのボタンで行えるのです。
2.設定した時間ごとに自動でメール受信をしてくれる
お使いになるメールソフトにもよりますが、「5分ごと」「30分ごと」など、あらかじめ時間を設定しておけば、自動でメールを受信してくれます。たびたびブラウザを起動して、更新ボタンを押す必要がありません。
3.新着メールを通知する機能がある
新しいメールを受信した際、サウンドやポップアップによる通知をしてくれます。特にポップアップによる通知は、パソコンの画面端にメールの件名と書き出し部分が表示されるのです。これにより、緊急性のあるメールかどうか、作業の手を止めずに判断することができます。
筆者は、主に上記3点の理由で、メールソフトを活用しております。メールアドレスは用途別に7つ使っておりますが、メールソフトによる管理で不便を感じたことはありません。これらの機能に少しでも必要を感じたら、まずは無料のメールソフトからお試しになってみてはいかがでしょうか。
おすすめのメールソフトをピックアップ！
ここからは、おすすめのメールソフトをいくつかご紹介したいと思います。無料のもの、もしくは有料でも試用期間が設けられているものを中心にピックアップしましたので、まずは一度試してみてください。
Thunderbird
http://www.mozilla.jp/thunderbird/
無料メールソフトといえば、真っ先に名前が挙がるほどの人気と信頼があります。筆者も、持ち運び用にしているノートPCのメールソフトはこちらを使っております。重要なメールを閉じてしまわないようタブで開いておいたり、本文の一部を含めたポップアップによる通知をしてくれたりする機能がたいへん便利です。カレンダー、ToDoリストの機能もついていますので、メールからスケジュールまでをこれひとつで管理することができます。
Outlook2013
https://www.office.com/
お使いのパソコンが、購入時にもともとMicrosoft Officeがインストールされているモデルだった場合、既にOutlook2013がインストールされているかもしれません。パソコンの奥で眠らせておくにはもったいないメールソフトですので、まずはご確認ください。Outlook2013は、MicrosoftがOfficeのパッケージで提供している有料のメールソフトです。とにかくインターフェースが見やすく、操作が快適です。さすがに有料ソフトだけあって、欲しい機能は一通り揃っております。繰り返しになりますが、パソコンの中に眠らせていないかどうか、確認してみてください。
Gmail
https://www.gmail.com/intl/ja/mail/help/about.html
Gmailはブラウザメールじゃないか……と思うかもしれません。実際その通りなのですが、メインのメールソフトとして使うに充分な機能を備えているため、今回はあえてメールソフトのひとつとしてご紹介することにしました。Gmailは、Gmailのアドレスだけではなく、ほかのメールアドレスも受信することができるのです。さらに、シグネチャのデザインを保存しておいたり、メールを受信したらデスクトップに通知したりするなど、必要な機能を備えています。
Becky! Internet Mail
http://www.rimarts.co.jp/becky-j.htm
有料にもかかわらず、多数のファンを獲得している信頼されたメールソフトです。メールソフトは頻繁に使うものですから、重要視されるのが動作の軽さ。このBecky! Internet Mailは非常に軽く動いてくれますので、ストレスがありません。受信したメールの振り分けや迷惑メール対策の機能も充実しています。30日間の無料試用期間がありますのでじっくり試して、導入を検討してみてください。
日常的な作業だからこそ環境の見直しを！
メールは、現代社会で働くにおいて欠かすことができないツールです。毎日使っていると、その作業をもっと簡素化できるということに気がつきにくくなっていきますね。少々面倒な手順で作業をしていても、それが日々の癖になってしまっているのです。皆様が仕事をするための貴重な時間は、こうした日常の見直しによってもっと確保できるかもしれません。ぜひ一度、日々繰り返している作業の環境が果たして最適かどうか考えてみてください。